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Datafile: la búsqueda de una cultura sin papel

David (izquierda) y Guillermo Méndez, presidente CEO y presidente de la junta de Datafile, afirman que el uso de los documentos electrónicos debería ser más común aunque se ha avanzado bastante.

-Desde hace 20 años, maneja los documentos y trámites electrónicos de grandes y pequeñas
empresas.

-Tiene operaciones en cinco países.

-Brinda trabajo a cerca de 1.000 empleados.

 

Por Jaime Rivera García

Bogotá, 3 nov. (Colombia-Inn). La misión de la empresa colombiana Datafile es aplicar la tecnología en los trámites y manejo de documentos para facilitar la vida de todos los integrantes de la sociedad.

La complicada vida de hoy exige permanentemente utilizar documentos y diligenciar trámites. Piense no más en lo que sucede cuando va a entrar a un edificio o a tomar un bus; o a sacar dinero del banco… siempre está de por medio un documento.

“Datafile trabaja desde hace 20 años como outsourcing de grandes y pequeñas empresas para hacer que la vida de los clientes de nuestros clientes sea más amable y productiva ¿se ha puesto a pensar todo lo que se demora uno tratando de sacar un pase o solicitando un préstamo en un banco? Los humanos tenemos que pasar gran parte de nuestro tiempo tramitando o gestionando algo”, reflexiona Guillermo Méndez, presidente de la junta directiva.

El directivo de Datafile le dijo a Colombia-Inn que al iniciar la empresa se planteó con varios amigos procedentes de empresas bancarias un interrogante para determinar la mejor forma de aplicar la tecnología. Y encontraron que muchas entidades utilizaban gran parte de sus recursos financieros y humanos en resolver los problemas de archivos y manejo de los documentos.

Cita, por ejemplo, el caso del Banco Central Hipotecario, cuyo presidente era el ejecutivo Mario Calderón Rivera. Los gastos de arriendo en donde tenían almacenados los documentos eran más altos que lo que se pagaba por el espacio de atención a los clientes en la sucursal de Unicentro.

El mercado era muy atractivo dado que las mismas entidades bancarias y empresas reconocían que no eran eficaces haciendo esas tareas internamente. “El presidente de Granahorrar, Jorge Enrique Amaya, fue el que más nos impulsó a crear y desarrollar la empresa para conseguir una operación de menor costo para beneficiar fundamentalmente al cliente”, explicó Méndez.

Por su parte el presidente CEO de Datafile, David Méndez, dijo que “no nos hemos quedado en la simple historia de guardar documentos, sino que siempre nos hemos preocupado por aplicar procesos tecnológicos diferentes y actuales y eso hace que nuestros clientes lo reconozcan”.

Guillermo Méndez manifiesta que a pesar de todos los esfuerzos, el papel sigue siendo el “rey” de los trámites y que si no se hubiera aplicado la tecnología utilizada hasta el momento, literalmente viviríamos debajo de montañas de documentos.

David Méndez, su hijo, informa que la operación en los dos últimos años ha evolucionado positivamente y han logrado consolidar un buen número de clientes que sobrepasa los 80. “Encontramos que del listado de las 50 empresas más grandes del país, 10 son clientes nuestros”.

Entre sus clientes de entidades financieras privadas figuran Bancolombia y Davivienda y del sector oficial Icetex y el Fondo Nacional del Ahorro. Entre las empresas privadas se destacan General Motors con sus operaciones en Ecuador, Venezuela y Colombia. En Panamá y Colombia trabajan para Claro.

Datafile tiene un producto que se llama “fábrica de crédito” que consiste “en aprobar créditos complejos, como los hipotecarios, en menos de ocho horas. Estas fábricas se miden por el resultado y la satisfacción de los clientes. Que al cliente le cueste menos, se demore menos tiempo y su trámite sea efectivo”, explican los Méndez.

Estos ejecutivos afirman que todavía estamos muy lejos de reemplazar totalmente los documentos de papel, pero que siguen trabajando en ello. “La primera etapa para una oficina sin papel es convertir los documentos en imágenes y después tener un absoluto control de esas imágenes –incluso que podamos determinar cuáles son originales y cuáles son copias–. Es decir que podamos crear documentos electrónicos fiables y seguros”.

De todas maneras la transición no es tan rápida como los ejecutivos de Datafile quisieran. “Se ha avanzado mucho, pero igual en esta civilización estamos acostumbrados al papel. Es un proceso cultural. Nosotros nos identificamos, por ejemplo, con la cédula y el documento que nos identifica como personas no está en las redes”.

“Siempre tenemos que estar sacando copias en papel al 120 por ciento para entregarlas en las empresas, en el banco, en la portería, piense no más en una cuenta de cobro mensual, para que en estos sitios, a su vez, la archiven y la guarden y nos hagan un expediente. Es el monumento al papel”, añaden.

Interesante muestra de una empresa colombiana exitosa en su búsqueda incesante de encontrar aplicaciones tecnológicas para el bienestar de los integrantes de la sociedad y generar trabajo a cerca de 1.000 empleados de los cuales un gran porcentaje corresponde a mujeres cabeza de hogar.